LVIV.COM

Як перевести роботу компанії онлайн – поради від Founder Lviv HR Solutions Оксани Щур-Шахової

Ділися або не палися

Як перевести роботу компанії онлайн - поради від Founder Lviv HR Solutions Оксани Щур-Шахової
Павліченко Тетяна

Як налагодити роботу бізнесу під час карантину, що робити, щоб все успішно функціонувало онлайн і куди подітись  від емоційного вигорання - робочими кейсами ділиться  Founder Lviv HR Solutions Оксана Щур-Шахова.


Партнерська публікація

Карантин змінив світ для бізнесу за тиждень - одного дня люди йшли на роботу і думали, що відміняються тільки великі зібрання, а наступного вже прикидали, як воно - працювати з дому? Перехід в режим онлайн-роботи для багатьох став серйозною проблемою. Знаю дуже багато підприємців, які розуміли, що вже час щось змінювати, але думали, що не варто чіпати, поки все працює. Для чого прописувати бізнес-процеси, для чого вводити діджиталізацію, якщо все функціонує в ручному режимі? Є клієнти, є гроші - все класно, працюємо. Це було логічно і виправдано - якщо є справний інструмент, то навіщо його змінювати?

Та в один момент все змінилось. І дуже важливо зрозуміти, що так, як було - точно вже не працюватиме. Я впевнена, що карантин не закінчиться 3 квітня. Доки він триватиме - невідомо. І ми маємо бути до цього готові. Не вийде просто перечекати, на це немає часу.  

Звісно, виробництво онлайн не переведеш. Та є багато процесів, які органічно функціонуватимуть в мережі. І компаніям, які раніше не працювали в онлайн-режимі, потрібно буде докласти багато зусиль, бо налагодження роботи - це складно. 

Які процеси можна перевести в онлайн?

Насамперед навчання і всі наради. Також всю роботу, яка може відбуватись у комп’ютері. 

Щоб перехід відбувся максимально швидко і без ускладнень, потрібно пропрацювати такі моменти:

  • технічна база - переконатись, чи у всіх працівників вдома є комп’ютер, смартфон. Якщо нема - придбати або орендувати;
  • програмне забезпечення. Треба продумати, які платформи і програми будуть потрібні для повноцінної роботи, встановити їх всім працівникам на ПК і показати, як користуватись;
  • важливо розуміти, що людям важче працювати вдома, аніж коли вони контрольовані на роботі. Це потужний виклик для самоорганізації і якщо на нього не зважати, то виникне багато проблем.

Детальніший алгоритм дій керівника, який хоче перевести бізнес онлайн:

  • дуже чітко зрозуміти, що він хоче і що можна перенести;
  • проаналізувати технічну базу - чи дозволить вона якісно перейти на роботу в мережі;
  • проаналізувати програмне забезпечення і встановити все, чого бракує;
  • структурувати всі бізнес-процеси які є і які будуть потрібні (бо нових може з’явитись багато). Сюди входять не тільки алгоритми роботи, а й точки контролю;
  • потрібно виділити людину, яка відповідатиме за перехід роботи на онлайн-режим. Краще навіть двох - відповідального за технічну сторону  і працівника, який буде займатись структурою процесу;
  • навчити людей користуватись всіма сервісами, показати, як організувати робочий простір вдома, дати всі необхідні інструкції. Щодо інструкцій: дуже важливо проговорити все до найдрібніших деталей і записати на відео. Текстові пояснення чи разові особисті розмови не працюють. А відео людина зможе переглядати доти, доки не зрозуміє, як саме їй треба виконувати те чи інше завдання;
  • зібрати всіх на онлайн-нараду, вислухати всі питання і поправити\пояснити;
  • почати контроль роботи і постійну комунікацію з людьми. Потрібно поставити більше точок контролю, більше взаємодії і спілкування;
  • намагатись підтримувати працівників емоційно - раз на день, наприклад, запитувати в загальному чаті про те, який у них настрій, створити окремі чати для відділів, де люди зможуть онлайн постійно спілкуватись. Такі переписки мають замінити живу розмову. Туди можна кидати якісь меми, жарти, щоб трохи розрядити атмосферу і щоб люди так швидко не вигорали.

Та це все не працюватиме без чітко прописаних бізнес-процесів. І час трансформації роботи якраз покаже, хто все добре продумав. При розробці алгоритмів роботи є два ключових напрямки. Перший - це робота з людьми. Це всі бізнес-процеси, які стосуються взаємодії, постановки задач, делегування, комунікації між собою, прийняття рішень. Особливу увагу потрібно буде звернути на комунікацію, бо вона постраждає найбільше. 

Друге - прописати бізнес-процеси, які є фінансово генеруючими. Це те, що приносить вам гроші, а отже там все має бути чітко і контрольовано. У кожної компанії ці процеси свої. Наприклад, у логістиці це оформлення заявки, робота з клієнтом, робота з перевізником. 

Ось перелік платформ, які допоможуть ефективніше працювати в онлайн-режимі:

  • для навчання і комунікації - Zoom, Skype, Google Hangouts, Google Classroom; 
  • для структурування бізнес-процесів - “Бітрікс 24”;
  • для ейчарів - HURMA;
  • для постановки задач - Trello.

Другий момент, який зараз буде дуже важливим - це допомогти працівникам самоорганізуватись. Більшість людей не вміють працювати вдома. Налаштувати себе на віддалену роботу непросто, але можливо. Даю кілька порад, як зробити це правильно.

Як перевести роботу компанії онлайн - поради від Founder Lviv HR Solutions Оксани Щур-Шахової

Як організувати роботу вдома:

  • графік не має змінюватись. Якщо ви вставали о 8 ранку, щоб доїхати на роботу - так і прокидаєтесь. Інакше збій графіку ваше тіло сприйматиме як варіант вихідних і працездатність знизиться;
  • починали працювати з 9 ранку - так і продовжуйте. В той час вже треба сидіти за комп’ютером, а не робити чай, чистити зуби, жувати сніданок. І пам’ятати - з 9 до 18:00 ви на роботі;
  • організувати робоче місце. Це не може бути диван, ліжко чи ще щось, де можна розслабитись. Вибираєте стілець, на якому буде зручно сидіти довгий час, ставите його біля столу і оголошуєте це своєю робочою зоною. Бажано, щоб це це не була кухня, бо там завжди хочеться щось поїсти\приготувати.
  • домовитись з рідними: “Якщо я сиджу ось там, то я працюю, мене не чіпати”. Якщо ви вдома, то це не значить, що можете щось комусь готувати, допомагати, відволікатись. Близьким можна присвятити обідню перерву, але решту часу ви на роботі. І забудьте про мультизадачність - це ілюзія. Якщо ви думаєте, що зможете одночасно ефективно виконувати робочі завдання і допомагати дітям з уроками, то ви помиляєтесь. Нашому мозку дуже важко так працювати, для нього це стрес і постійна втома. А це сильно знижує концентрацію і ви загалом швидше втомлюєтесь.

Про емоційне вигорання

Ще одна річ, яку треба пропрацювати з людьми - це емоційне вигорання. Це проблема дистанційної роботи - люди знаходяться на відстані, не мають достатньо комунікації, мотивація слабне. Емоційне вигорання стане помітним десь через місяць-півтора. І якщо заздалегідь не подбати, то воно швидко і надовго виключатиме людей з роботи. Навіть якщо на початку люди заряджені і вмотивовані, потрібно подбати про превентивні заходи. 

Як не допустити емоційного вигорання? Працівникам потрібна постійна інтерактивна взаємодія і комунікаційна підтримка. Бажано, щоб наради відбувались двічі або тричі на день. Потрібно, щоб люди зідзвонювались, обговорювали роботу. Таке комунікаційне поле не дозволить увазі ослабнути. Працівники знатимуть, що в кінці робочого дня буде розмова і їм потрібно буде розповісти про виконані завдання. Також важливо, щоб на онлайн-нарадах у всіх були ввімкнені камери. Немає камери - немає зовнішнього контролю. А без нього ефективно працювати вміють дуже мало людей. 

Як перевести роботу компанії онлайн - поради від Founder Lviv HR Solutions Оксани Щур-Шахової

Для ефективного переходу бізнесу в онлайн-режим буде дуже корисна робота HR-ів. Вони можуть прописати всі бізнес-процеси, розробити інструкцію із самоорганізації та допоможуть впоратись з емоційним вигоранням. Ейчар налагодить комунікацію в компанії і шукатиме нові, ще зручніші інструменти для онлайн-спілкування.  

Нам у Lviv HR Solutions про онлайн-роботу говорити просто, бо ми давно так працюємо. У нас є офіс, ми там можемо збиратись для нарад. Та всі процеси перевели в онлайн - так більшість роботи і працівники, і волонтери можуть виконувати коли і де їм зручно. Кожен з цих процесів мені легко контролювати через різні платформи. Мої люди знають, на якому етапі хто коли має працювати. І ми можемо допомогти налагодити всі ці процеси онлайн іншим компаніям.

Також 2 квітня стартує подія “HR в період кризи. Розмова без прикрас: реалії ринку”. Ми зібрали чотирьох спікерів з різних галузей, які разом із компаніями проходять період трансформації. Поки немає універсальних рішень, всі ділитимуться своїми напрацюваннями і практичними рішеннями. Детальніше про подію можна прочитати тут.

Ще спеціалісти Lviv HR Solutions проводять консультації по альтернативних джерелах прибутковості компанії. Ми вважаємо, що 80% бізнесу можна перевести на часткову онлайн-роботу і допомагаємо знайти джерела, які можуть приносити гроші. Бізнесу потрібно буде перекваліфікуватись, щоб продовжити заробляти. За період карантину люди втомляться просто сидіти і захочуть якось себе реалізовувати, щось робити. І якщо компанія підготує для них варіанти занять, тоді вона зможе отримати прибуток.

 

Зараз читають